イフジ産業株式会社 様
既存グループウェア/SFA/ワークフローを見直すにあたり、自社導入型からクラウドサービス利用型へとシフトしTCO削減。加えて、汎用性の高さを生かした自社アレンジ、3サービスの統合型による利便性の高さが活用促進につながった！
イフジ産業株式会社 様
グループウェアをクラウド型へ
導入コスト削減と管理負荷を軽減。自社にあった運用形態へ！
イフジ産業株式会社では、以前から自社のサーバでグループウェア/SFA/ワークフローを運用していた。長く利用するにつれ、スピードが遅い、障害が多くなるなど問題が出てきたという。そんな中、「サーバの保守期間が切れると言われたのが一番のきっかけになりました」と経営企画室の都地氏は振り返る。
・コストと運用管理負荷の問題
サーバの入替時には、毎回多額のイニシャルコストが発生し大きな負担となる。拠点間のEthernet閉域通信サービスのコストについても見直しが必要と考えていた。サーバメンテナンスや、インストール作業、不具合対応などの運用管理負荷も大きかった。
・クラウド利用による回線負荷
インターネット回線の業務利用拡大で、ＢＣＰ対策とスピード確保が課題となった。
・機能面での課題
従来のシステムでは、操作性の問題から使い辛く、汎用性・拡張性が低かったため未使用の機能も多かった。また、内部統制（J-SOX対応）を考慮し、まだまだ多かった紙ベースの伝票を無くし、ペーパレス化したいと考えていた。
（経営企画室係長 都地 信広様）
「検討し始めた当初は導入型しか検討していなかった」と都地氏は振り返る。しかしクラウド型での提案を受けてから両者を比較検討していった結果、自社でサーバを抱え込まない方が良いと判断したという。ハードウェアの更新時の費用、保守費用だけでなく、管理する側としてもサーバメンテナンスやクライアント側の設定など工数がかかる。「5年間のトータルコストを比較し判断した」と語って下さった。また、クラウド環境を利用する上で重要な『ネットワーク』の見直し提案も同時に受けた事が、トータルで最適な方法とは何かを判断する助けになったという。
・拠点間ネットワーク
高信頼性と引き換えに高額で遅いそれまでの回線に代わり、コスト削減と大容量化、運用管理の効率化を最適なバランスで提供する「QTNet SMFsx」サービスによるインターネットVPN構築を行った。
・インターネット接続環境
災害、障害によるインターネット回線切断へのＢＣＰ対策と、クラウド利用で増大するデータトラフィックの負荷分散を考え、「マルチホーミング」により回線の冗長化（二重化）を実現した。これらにより、クラウド利用とそれを支えるインターネット環境の価格・速度・安定性のバランスが取れたネットワーク基盤を構築し、安心と快適性の実現も果たした。
recipe.officeでは、利用者の使い易さを考え、新着の情報を「お知らせBOX」に表示できる。これにより、情報の見落としや、対応の遅れなどを防止する事ができる。
画面構成を変更したりフォームを自由に作成したりなどカスタマイズ性に優れており、自社の環境に合わせて活用できるので使い易い。
外出が多い社員にとってはモバイル対応は大きなカギとなる。recipe.officeでは標準機能でモバイル対応し、グループウェアだけでなく、SFA、ワークフローでも利用できる。
「直観的に使えるシステムになった事で、事務職や営業に加えて製造社員もよく使うようになりました」と都地氏は語っている。使い易いシステムになった事で積極的に利用が進んだようだ。また「特にワークフローを利用し始めると、稟議書を書いて回したり、決済が通ったかどうか確認したりなど日常の業務に定着してきました。フォームも作り易いので、現在では20フォーム作って利用しています」と現状を語っている。SFAについては「長期出張中でも営業担当者と上司との情報共有ができ、業務の効率化に役立っている。また上司コメントが入ると気づく仕組みになっているのもこのシステムの強みだと思う」と感想を述べている。
同社では、ワークフローを利用した提案制度を導入している。コスト削減を含め業務改善案をワークフローで申請してもらい、良いものは都度取り入れているという。また提案制度を促進する為に、半期に一度表彰式を行い、一番良い提案と提案件数が多い人を表彰し報奨金を出す仕組みにした。これにより、一層積極的に提案制度が活用され、日々業務の改善が進んでいる。
今後は特にワークフローを更に活用し「出退勤管理」「残業申請」「休暇申請」などをシステム化していく構想だという。また「ネットフォルダ」機能を利用して文書管理を行い、情報共有を強化していきたいと考えているそうだ。
050-3000-1515
